Smart working: dalla videoconferenza all’illuminazione della stanza, i consigli della Personal Branding Carla Donato per lavorare a casa con stile
Lo smart working è stato previsto e applicato in queste ultime settimane dalla maggior parte delle aziende operanti in Italia quale misura per il contenimento e la gestione dell’emergenza epidemiologica da Coronavirus Covid-19 in corso.
Questa modalità di lavoro, già ampiamente diffusa all’estero, come afferma la Dire Giovani (www.diregiovani.it), potrebbe risultare un’ottima opportunità di sviluppo per il nostro Paese. Utilizzare un metodo basato sugli obiettivi lavorativi a breve, medio e lungo termine, indipendentemente dal luogo fisico di lavoro, potrebbe portare ad una maggiore qualità di vita del dipendente e a maggiori profitti aziendali perché misurabili e verificabili attraverso i riultati raggiunti.
Tra gli strumenti di lavoro inclusi nello smart working, la videoconferenza ricopre un ruolo fondamentale: questa modalità è, infatti, in grado di trasmettere molte informazioni sulla nostra persona. Il gesticolare, parlare e persino l’illuminazione sono tutti elementi che contribuiranno al successo o all’insuccesso della nostra videoconferenza.
Di seguito, ecco qualche suggerimento della Personal Branding Carla Donato, CEO della compagnia inglese B-Your Style da seguire per lavorare ‘in a very smart way’ da casa:
Smart Working- Immagine Fisica
1. Composti e Ordinati – Lavorare da casa non significa indossare pigiama o tuta, ma esattamente il contrario. Presentarsi ordinati, truccati (per le donne), scegliendo con cura i capi da indossare sono requisiti fondamentali per trasmettere un’immagine positiva e professionale a tutti i partecipanti della videoconferenza. Un suggerimento: non vestitevi bene solo dalla vita in sù. Vestirsi bene per intero aiuta ad assumere la postura corretta da tenere durante la chiamata: più si è composti più saremo concentrati come se fossimo in ufficio. Immaginate che tutti vi possano vedere per intero.
2. Scegliere i capi giusti per l’occasione e in linea con la chiamata – Ogni cliente, capo, collega richiede una presentazione ‘ad hoc’. Nelle videochiamate tra colleghi non significa ‘siamo tutti nella stessa barca per cui vestiamoci come ci pare’ ma piuttosto bisogna dare un’immagine di professionalità e precisione. Suggerimento: scegliete dei capi non troppo vistosi perché l’attenzione deve essere rivolta al contenuto della videochiamata e non al vostro eccentrico look. Cambiatevi se parlate con le stesse persone tutti i giorni: date l’impressione di curarvi e non di vestirvi sempre con gli stessi accessori e capi d’abbigliamento.
Smart Working – Immagine Professionale
1. Luogo di lavoro adatto – La videoconferenza richiede la luce giusta. Scegliete un luogo luminoso della vostra casa dove potervi sedere comodi o nel caso in cui il sole non arrivi, procuratevi delle lampade luminose evitando di creare ombre con la vostra figura. Il vostro viso è l’elemento centrale per cui deve essere ben visibile e le persone devono vedervi ad altezza occhi e non dal basso verso l’alto.
2. Il background è altrettanto importante perché comunica all’esterno chi siete. A meno che non vogliate comunicare un messaggio preciso create un background attraente e per quanto possibile non confusionario. Se il muro è bianco posizionate ai vostri lati dei fiori, un bel vaso, un oggetto di design o se preferite dei libri ordinati. Create di fatto una cornice alla vostra persona che vi rappresenti e che comunichi professionalità.
Smart Working – Organizzazione
Le videoconferenze vanno organizzate con molta attenzione poiché ritardi e contenuti non interessanti fanno perdere tempo e pazienza sia a voi che agli altri.
1. Inviate gli inviti per email con largo anticipo (se possibile) e con l’agenda dei punti che verranno trattati durante la videocall, tutte le informazioni su come accedere alla videoconferenza (telefono fisso o attraverso ‘tool-free’ con oggetto e ora precisa controllando che il fuso orario sia corretto per le videochiamate internazionali) e connettetevi 30min prima per verificare che il pc funzioni e non ci siano problemi tecnici quali: connessione, audio o condivisione di eventuali documenti.
2. Si consiglia una volta iniziata la call di elencare l’agenda che si andrà a discutere e nel caso di più partecipanti di richiedere di attivare la funzione ‘mute’ per evitare rumori di sottofondo durante la presentazione e di disattivarla per i loro interventi e domande.
3. Se invece avete ricevuto voi un invito connettetevi 30min prima dell’inizio della chiamata per verificare la luce, l’audio, la connessione e silenziare il telefono. Non dimenticare di avvisare eventuali coinquilini o parenti di non entrare o passeggiare nella stanza durante la chiamata.
4. Concludete le videoconferenze precisando che seguirà una nota o un’email di riepilogo su quanto discusso. Richiedete l’email di riepilogo anche se siete voi gli invitati per evitare possibili fraintendimenti su quanto detto.