Netiquette, il galateo della rete per inviare le email: anche per la corrispondenza online sono necessari degli accorgimenti di “bon ton”
I grandi scrittori possiedono e si distinguono per un’accuratezza di linguaggio, uno stile chiaro e inconfondibile e l’incredibile abilità di toccare profondamente il nostro animo attraverso le parole. Se chiudessimo gli occhi, alla fine di un libro, potremmo perfino immagine la loro personalità: moralista, romantica, arrogante e via dicendo. Le parole da loro scelte creano nella nostra mente un profilo caratteriale chiaro e definito. Non a caso usiamo dire: “Amo questo autore perché…”. Sfortunatamente, non tutti possediamo questa abilità di scrittura e mai come in queste settimane, ci siamo trovati a dover rispondere ad un numero così elevato di email da leggere e redigere.
Ci troviamo a dover comunicare spesso attraverso messaggi di posta elettronica. Sia che si parli di ambito personale o professionale, però, tutti i nostri messaggi ‘devono’ in qualche maniera essere efficaci, per evitare fraintendimenti e garantire una comunicazione efficiente.
In questo contesto, spiega la Dire Giovani (www.diregiovani.it) Netiquette ci viene incontro stabilendo delle regole facili da applicare nell’ambito professionale per comunicare con stile, garbo ed eleganza. La parola Netiquette non è altro che la crasi tra ‘Net’ (rete) ed ‘Etiquette’ (etichetta) e racchiude le linee guida da seguire per facilitare la comunicazione online. Occorre ricordare che attraverso la scrittura di email noi veicoliamo ai nostri clienti e colleghi:
– Il nostro stile: lo stile è la nostra ‘firma’ in azienda e nel business in generale;
– I nostri valori: il contenuto delle nostre comunicazioni determinano cosa è importante per noi e cosa non lo è
– Il nostro ‘savoir-faire’: il tono e la struttura delle frasi veicolano il nostro modo di fare, approssimativo, preciso, garbato, formale o informale, etc.
– La nostra educazione: il vocabolario scelto comunica ai nostri interlocutori il livello culturale per cui le parole vanno scelte con attenzione;
Le regole basilari della ‘Netiquette’ potrebbero sembrare semplici ma come tutte le cose tali sono a volte le più complesse da seguire.
Netiquette, consigli su come scrivere un’email:
1. SEMPLICI e BREVI così che il destinatario possa leggerle velocemente avendo chiaro cosa rispondere
2. CONCISE specificando l’oggetto della comunicazione in maniera chiara sia nell’oggetto dell’email che nel suo contenuto. Questo faciliterà la lettura del destinatario che capirà fin da subito la vostra esigenza.
3. Limitate l’utilizzo di GRASSETTO, CORSIVO e SOTTOLINEATO allo stretto necessario e solo per evidenziare le parole chiave.
4. Inserite l’INTERLINEA tra un paragrafo e l’altro per facilitare la lettura.
5. Controllate la GRAMMATICA che sia corretta e precisa. Nonostante tutti i pc siano dotati di correttore automatico, rileggete e fate attenzione. Non c’è cosa più imbarazzante di trovare errori grammaticali in uno scritto.
6. Rispettate per quanto possibile gli ORARI DI LAVORO e non inviate emails a tutte le ore del giorno e della notte a meno che non lavoriate con fusi orari diversi. Il rispetto della vita privata di ciascuno è fondamentale per poter produrre in maniera efficiente nonché in armonia.
Una volta inviata l’email lasciate il tempo al ricevente di aprire e rispondere. In un’epoca come questa, molto ‘istantanea’, pretendiamo risposte immediate ma quando si parla di business va ricordato che il tempo ricopre un ruolo essenziale e va gestito al meglio per produrre risultati.
Netiquette, i consigli su come rispondere ad un’email:
1. Copiate parte dell’email originale relativa alla domanda o alla richiesta ricevuta, per garantire una continuità nella comunicazione. Il mittente immediatamente capirà a cosa vi riferite.
2. Fate attenzione al tono della vostra risposta che non sia mai scortese o arrogante. Se anche i vostri sentimenti non fossero positivi abbiate cura delle parole scelte. Ricordatevi che ‘verba volant, scripta manent’. Evitate di dovervi giustificare in seguito anche perché il business non perdona.
3. Controllate sempre chi è il mittente dell’email. Tono, vocabolario e stile, devono essere in linea con la persona con cui stiamo comunicando. Se non conosciamo il mittente, un tono garbato e professionale è auspicabile. È necessario ricordare che le persone non rappresentano solo se stesse ma anche il posto che le ha assunte. Il discorso vale anche e soprattutto se l’azienda è vostra.
4. Evitate per quanto possibile l’uso degli EMOTICONS. La comunicazione professionale deve rimanere tale, indipendentemente dal livello di confidenza che possiate avere con il mittente dell’email. È bene limitare l’uso delle ‘faccine’ quindi, al solo scambio privato.
Ogni email inviata dalla propria casella di posta deve essere firmata. Se fate parte di un’azienda o se anche l’azienda fosse vostra, impostate la vostra firma elettronica o digitale, seguita dal ruolo attuale ricoperto, email e numero di telefono dove potrete essere raggiunti in caso di delucidazioni o chiarimenti. Il business richiede assunzione di responsabilità, per cui siate riconoscibili e comunicate il vostro stile con eleganza.