Sempre più professionisti si affidano al cloud, lo spazio di archiviazione di nuova generazione pensato per poter accedere ai propri dati senza per forza dover aumentare la memoria sul proprio PC o dispositivo.
Il motivo del successo crescente di questa risorsa è legato innanzitutto al fatto che offre molteplici vantaggi, che vanno dalla gestione smart dei dati, anche su app dedicate, alla sicurezza offerta in termini di privacy. Naturalmente, per usufruire al meglio di questi benefici è necessario orientarsi verso software dedicati innovativi e altamente performanti, che risultino al tempo stesso semplici da utilizzare.
Il consiglio è allora quello di rivolgersi a realtà di riferimento del settore come TeamSystem, che per organizzare, controllare e monitorare le spese in entrata e in uscita di una società propone contabilità in cloud, un software pratico ed intuitivo ideale per ogni genere di attività professionale.
Gestire la contabilità in cloud: dalla fatturazione all’IVA
Le fatture elettroniche sono ormai una realtà e per un’azienda poterle gestire in cloud significa avere un ambiente virtuale ove inserire tutti i propri clienti, i dati di fatturazione, nonché archiviare le ricevute già emesse per creare uno storico.
Che si tratti di vendite, fornitori o acquisto di beni (quindi sia ciclo attivo che passivo), ogni fattura potrà essere categorizzata facilmente e inserita in un progetto più ampio che include molteplici informazioni. Il formato ordinario per le fatture è XML e, una volta inviata ad esempio a un cliente, si potrà anche avere una notifica di lettura a sancire la corretta ricezione.
La gestione dell’IVA è quindi semplificata enormemente con un sistema cloud, in quanto tutto ciò che concerne codici e scadenze sarà facilmente accessibile e riporterà ai documenti contabili relativi. Sarà anche possibile creare dei report completi con bilanci e liquidazioni di IVA che di solito sono mensili o trimestrali.
Tutti gli altri vantaggi della gestione della contabilità in cloud
Un tool in cloud, quindi, facilita le operazioni aziendali soprattutto se l’ambiente può essere condiviso tra gruppi di lavoro diversi: in una sorta di ufficio o archivio virtuale, infatti, ogni singolo membro può accedere alle informazioni di cui necessita intervenendo sui documenti in maniera autonoma e semplicemente avendo ricevuto le relative autorizzazioni dall’amministratore.
Il sistema di identificazione consta normalmente dell’inserimento di una mail e per il riconoscimento sono sufficienti uno username e una password.
Qualora si renda necessario importare, ad esempio, una lista di clienti o di fornitori in formato Excel, basteranno pochi clic nel cloud alla sezione dedicata e lo stesso vale per liste prodotti, bilanci e listini.
In un buon gestionale in cloud un’azienda deve anche poter includere i cosiddetti cespiti, ovvero quei beni che di fatto non producono al momento dei guadagni ma che sono comunque asset importanti per l’azienda e il suo immediato futuro. Possono essere inseriti in piani di ammortamento e tutto ciò che riguarda un aumento della rilevanza ai fini fiscali con corresponsione di imposte (plusvalenza) o diminuzione della redditività (minusvalenza).
Ovviamente, sono strumenti imprescindibili anche gli scadenzari che riguardano sia l’incasso di eventuali redditi che il pagamento di oneri accessori (affitti, leasing o rate di ogni genere) e avere un calendario aggiornato in cloud con degli alert inclusi rappresenta un grande vantaggio per scongiurare le dimenticanze. Se esistono provvigioni da gestire, ad esempio in merito a degli agenti di commercio, a ogni dipendente sarà associato un profilo con le relative performances nel tempo.
Tutto questo materiale può dare vita anche a schemi statistici completi che sono sempre auspicabili in un’azienda che desideri tenere sotto controllo le prestazioni generali nel tempo e quindi intervenire al fine di correggere errori, implementare le produzioni o cambiare rotta qualora sia necessario: ottimizzare il tempo dedicato alla contabilità con un cloud, quindi, può davvero rendere una realtà più competitiva sul mercato da ogni punto di vista.