Come si calcolano le ferie? Come si controllano in busta paga? E entro quando vanno fruite? La guida per aziende e lavoratori
Il calcolo delle ferie maturate dai dipendenti è certamente uno dei compiti più complessi e delicati da affrontare nella gestione del personale di un’azienda. I motivi sono molteplici: il primo è garantire al lavoratore di fruire delle ferie in giusta misura, come sanciscono la Costituzione e il Codice Civile; il secondo è quello di evitare un accumulo di ferie che la società deve poi fare ‘smaltire’ entro le scadenze fissate, pena la loro liquidazione in busta paga o, nel caso di ferie obbligatorie, anche sanzioni all’impresa fino a 4.500 euro. È quindi molto importante calcolare in maniera corretta le ferie e monitorarne lo smaltimento, evitando anche che un dipendente vada in negativo, cioè ne consumi di più di quante gliene spettano. Ma come si calcolano le ferie maturate in un mese? E nel corso dell’anno? Come cambia la gestione da parte dell’azienda per le diverse tipologie di contratto? L’agenzia Dire (www.dire.it) affronta in dettaglio il tema anche – appunto – nei diversi tipi di accordi di lavoro, come il part time orizzontale, verticale e misto, il full time, il tempo determinato o l’apprendistato.
LE FERIE MATURATE IN UN ANNO E OGNI MESE
Il Decreto Legislativo 66 del 2003 sancisce il limite minimo di 4 settimane all’anno. Il valore effettivo di ferie annuali potrebbe aumentare se interviene la contrattazione collettiva, ovvero gli accordi stipulati a livello nazionale tra i rappresentanti dei lavoratori e i datori di lavoro.
Su 12 mensilità, ogni mese, il dipendente matura 1/12 dei giorni di ferie annuali.
Tuttavia, nel calcolo possono intervenire alcune variabili in base anche alla tipologia di contratto.
Per ulteriori informazioni, è possibile consultare l’approfondimento sulla maturazione ferie, dove si trovano specificate le principali regole alla base di questo processo, oltre che spiegata la maturazione delle ferie durante la maternità obbligatoria, il congedo matrimoniale e parentale, la malattia e in altri casi specifici.
COME CALCOLARE LE FERIE MATURATE?
Per calcolare quante ferie maturano in un anno i dipendenti, l’azienda interessata deve informarsi sull’esistenza di un contratto collettivo nazionale del lavoro (CCNL) relativo all’attività svolta nella tua azienda. È lì che troverà il numero di giorni di ferie che spettano ai dipendenti in un anno. Se il settore in questione non è regolamentato da un contratto collettivo dovrà fare riferimento al numero minimo di ferie stabilito dalla legge, ovvero 4 settimane lavorative. Inoltre, va considerata la tipologia di contratto stipulato con il dipendente che può essere: full time, part time orizzontale, part time verticale o part time misto. E, soprattutto, bisogna fare attenzione alla durata temporale del contratto che può perciò essere a tempo determinato, indeterminato o trattarsi di apprendistato.
IL CALCOLO DELLE FERIE NEI CONTRATTI PART TIME ORIZZONTALI E VERTICALI
Il contratto full time si tratta della tipologia standard di contratto, prevede 40 ore di lavoro settimanali, ripartite di solito in 8 ore al giorno per 5 giorni a settimana. Mentre il contratto part time orizzontale prevede una riduzione del numero di ore di lavoro giornaliere, rispetto a quelle previste nei contratti full time. È un dipendente con part time orizzontale, ad esempio, quello che lavora 4 ore al giorno per 5 giorni a settimana (20 ore settimanali). Il contratto part time verticale prevede un’attività lavorativa a tempo pieno, ma svolta solo in determinati periodi della settimana, del mese o dell’anno. Un esempio può essere quello di un dipendente che lavori 8 ore al giorno, 5 giorni a settimana, ma solo da gennaio a ottobre. Ai lavoratori con contratto part time orizzontale spetta lo stesso numero di giorni dei colleghi full time. Le ore totali di assenza, ovviamente, saranno minori, per via dell’orario ridotto. Nel part time verticale, invece, le ferie annuali devono essere calcolate in base ai mesi in cui il dipendente ha lavorato.
Come maturano le ferie nei contratti: determinati, di apprendistato e “intermittente” Oltre che full o part time, i contratti di lavoro possono essere: a tempo determinato, e in questo caso le ferie maturano allo stesso modo dell’indeterminato e il calcolo viene eseguito in modo proporzionale alla durata del rapporto di lavoro; di apprendistato, e in questa circostanza il numero di ferie è uguale a quello dei colleghi assunti con altro contratto di lavoro subordinato. Nei casi di lavoro intermittente (o a chiamata), le ferie maturano e vengono calcolate in base al numero di giorni lavorati.
DOVE CERCARE LE FERIE IN BUSTA PAGA?
Ogni mese, in un’apposita sezione della busta paga, vengono riportati tutti i valori riferiti alle ferie. Quelle maturate corrispondono alle ferie acquisite dal dipendente nell’anno in corso e possono essere indicate in ore o in giorni.
ENTRO QUALI TEMPISTICHE LE FERIE DEVONO ESSERE FRUITE DAL LAVORATORE?
La Legge stabilisce che le ferie minime obbligatorie (le quattro settimane stabilite dal D.Lgs. 66 del 2003) devono essere ‘smaltite’ in questo modo: le prime due settimane entro l’anno di maturazione, anche in modo consecutivo, mentre le altre due settimane entro i 18 mesi successivi al termine dell’anno di maturazione. Gli eventuali giorni di ferie aggiuntivi previsti dai contratti collettivi vanno fruiti entro le scadenze stabilite dai contratti stessi. La fruizione delle ferie obbligatorie, quindi delle quattro settimane, deve avvenire necessariamente entro le scadenze indicate. In caso contrario, l’azienda rischia sanzioni commisurate all’entità dell’infrazione, fino a 4.500 euro. Queste ferie non si possono monetizzare, cioè liquidare in busta paga.
QUALI SONO GLI STRUMENTI UTILI ALLE AZIENDE PER IL CALCOLO DELLE FERIE DEI DIPENDENTI?
Si può iniziare dal classico carta e penna – ma il rischio di errori è molto alto – o ricorrere a Microsoft Excel. Ma la soluzione ideale e professione è ricorrere ad un software per la gestione del personale che permette all’azienda di impostare il numero delle ferie annuali senza dover fare ulteriori calcoli, gestire la rilevazione delle presenze e la richiesta di ferie in modo semplice e veloce e controllare in ogni momento il valore esatto e aggiornato delle ferie residue di ogni dipendente.