Con la firma elettronica si possono digitalizzare fino a 53mila documenti ogni anno consentendo un risparmio alle aziende e contribuendo alla salvaguardia dell’ambiente
Una media di 2610 fogli di carta stampati ogni mese, per una produzione di 88 kg di CO2, all’unico scopo di… apporre una (o più) firma autografa.
Questi i numeri dei costi medi – operativi, ma soprattutto ambientali – della burocrazia documentale delle aziende italiane. Il dato viene da Yousign (www.yousign.com), la startup francese che sta portando i vantaggi della firma elettronica in tutta Europa, e mette in evidenza come il potenziale della digitalizzazione e dematerializzazione sia ancora largamente sottovalutato nel Bel Paese.
“Il dato colpisce perché mette in evidenza, oltre che l’impatto positivo della digitalizzazione documentale, il gap di conoscenza e informazione che determina questo numero: con Yousign serviamo oggi in Italia 830 clienti, che corrispondono allo 0,02% del nostro mercato potenziale. Con questi numeri, basterebbe “convertire al digitale” l’1% del mercato, e quindi 40.000 aziende, per risparmiare 3520 tonnellate di CO2 ogni mese – spiega Fabian Stanciu, Senior head of Sales di Yousign – Per questo, come Yousign, siamo molto più di un erogatore di software. In Italia, più che in qualsiasi altro paese in cui operiamo (Francia, Germania, ndr) il nostro lavoro inizia prima di fornire la nostra soluzione: la sfida è diventare ambasciatori della digitalizzazione e spiegare a imprenditori e manager quante implicazioni ci sono dietro una semplice firma”.
I 3 settori con più “burocrazia” documentale
Ma quali sono i settori più “spreconi” dal punto di vista documentale? C’è una corrispondenza tra la mole di documenti prodotti e la velocità di digitalizzazione documentale?
- Assicurazioni
Con oltre 104.400[1] [2] documenti firmati (e stampati) al mese, quello dell’Insurance è senz’altro il settore che produce la più elevata mole documentale. Ma, d’altro canto, è anche quello a più alta penetrazione di soluzioni digitali, con un processo di digitalizzazione e dematerializzazione delle pratiche assicurative che inizia a prendere piede: “I volumi non si fanno solo sulla firma delle polizze, ma anche sulla pre-contrattualistica: tutta la documentazione fondamentale per poi procedere alla ricerca e alla stipula della polizza finale è spesso gestita in modo tradizionale, su carta o ancora peggio con firme scannerizzate o contratti fotografati da cellulare – spiega ancora Fabian Stanciu, Senior head of sales di Yousign – Tuttavia, broker e agenzie si stanno digitalizzando molto velocemente, facendo di “necessità virtù”: la digitalizzazione documentale segue in modo naturale quella portata dagli strumenti di digital marketing. Oggi, molti più clienti assicurativi sono acquisiti online, e la firma elettronica è quello strumento che aiuta gli operatori a concludere online l’acquisto della polizza, in modo perfettamente legale”.
- HR e Lavoro
Somministrazione, interinali, fractional management, ma anche le care e vecchie assunzioni di lavoro subordinato: il segmento dell’HR e del Lavoro è il secondo in classifica per volumi documentali, con oltre 87.000 documenti firmati (e stampati) al mese. In questo caso, è stata la pandemia e i fenomeni emergenti di smartworking e telelavoro ad aver accelerato il processo di digitalizzazione: “Il settore del lavoro è stato totalmente rivoluzionato dai cambiamenti portati dalla pandemia: la portata del cambiamento è evidente a tutti nelle modalità operative, ma significativi sono anche i cambiamenti relativi agli aspetti più amministrativi – spiega ancora Fabian Stanciu, Senior head of sales di Yousign – In questo caso, digitalizzare i processi di assunzione per permettere le assunzioni interamente da remoto è stata una scelta obbligata: abbiamo assistito a una crescita del +43% negli ultimi due anni nel solo segmento HR, e oggi il nostro cliente di punta fa firmare oltre 70 contratti ogni mese a nuovi assunti”.
- Energia
Al terzo posto nella classifica delle industry più “sprecone” c’è il settore energia: sì, perché se è vero che ogni nuova attivazione, switch o cambio fornitore porta con sé contratti e scartoffie, questo è ancora più vero dopo la crisi che ha fatto impazzire i costi dell’energia negli ultimi due anni. “Quello dell’energy è un settore da sempre molto tradizionale e, per questo, molto “cartaceo”: come non pensare ai fogli da firmare ogni volta che cambiamo fornitore? – commenta Fabian Stanciu, Senior head of sales di Yousign – Qui la digitalizzazione e la dematerializzazione non porta solo a meno impatto sull’ambiente, ma contribuisce a portare trasparenza nella industry: firmare in digitale, infatti, contribuisce a portare consapevolezza e abilita molti dei nuovi operatori che stanno nascendo online”.