Lo schema efficiente per mettere in pratica la Teoria dei 21 minuti segue il sistema I.D.R.A. e si basa sulla definizione di obiettivi specifici generando incrementando le performance
Il successo è spesso questione di abitudini. Se è vero che un’abitudine non contrastata diventa una necessità, è ancor più vero che alla base dei nostri traguardi lavorativi o personali ci sono consuetudini salutari che, se coltivate, possono ridefinire il nostro equilibrio in senso migliorativo, aiutandoci a raggiungere i nostri obiettivi.
Quindi, come cambiare le abitudini negative e smettere di avere comportamenti poco efficaci?
Secondo uno studio dell’Università di Padova, la nostra capacità di concentrazione si attesta in media sui 45 minuti, rispetto ai quali intervengono diversi fattori, come il ritmo circadiano, le risorse a nostra disposizione, le nostre caratteristiche personali, l’interesse e la motivazione.
Uno schema efficiente per cambiare le nostre abitudini è la semplificazione, così come teorizzato in neuroscienza. In particolare, è possibile modificare il nostro modo abituale di agire grazie alla Teoria dei 21 minuti, elaborata da Roberto Castaldo, Performance Management Specialist, founder di 4 M.A.N. Consulting e unico italiano presente nella prestigiosa classifica Global Gurus, dedicata ai trenta migliori professionisti al mondo nella gestione del tempo.
“Il metodo viene utilizzato da imprenditori, manager e professionisti ed è finalizzato all’aumento della produttività. Concentrandoci su una singola attività per 21 minuti e ripetendola per 21 giorni consecutivi, ostacolo davanti al quale la nostra forza di volontà spesso si arrende, possiamo ottenere risultati importanti, riuscendo a creare nuove e positive abitudini. Ogni volta che eseguiamo un’azione, infatti, nel nostro cervello avviene qualcosa di simile all’apertura di un canale. Più eseguiamo questa azione, più apriamo questo canale, facendo spazio a una nuova consuetudine”.
Come mettere in pratica la Teoria in maniera efficiente?
“Lo schema efficiente – prosegue Castaldo – per mettere in pratica la Teoria dei 21 minuti segue il sistema I.D.R.A. e si basa sulla definizione di obiettivi specifici generando un incremento delle performance del 50%. Il primo passo è pensare alla nuova abitudine che si vuole sviluppare. Secondo step, definire nel dettaglio il progetto seguendo un percorso logico fondato su uno schema sequenziale:
- IDEE: per elaborare un’idea, le domande sono: chi sei? Che ruolo hai? Quali sono le risorse a tua disposizione?
- DESCRIZIONE: descrivere un obiettivo usando massimo 250 parole.
- RISULTATI: scrivere cosa si vuole ottenere.
- AZIONE: elaborare un piano di azioni utili al raggiungimento dei risultati che si vogliono ottenere.
Roberto Castaldo ha ampiamente approfondito la Teoria dei 21 minuti all’interno del suo libro Time Management – Sistema 21’, edito da KPI Edizioni. Questa metodologia è oggi utilizzata da molte PMI in diversi ambiti:
1. La governance: utilizzando il sistema 21’ imprenditori e manager riescono a dedicare periodicamente tempo ad attività di pianificazione strategica, che spesso viene procrastinata e rientra in uno dei motivi di aumento del costo della non qualità.
- Onboarding delle nuove risorse e change management: questa metodologia usata nell’inserimento di nuove risorse in azienda riduce del 62% il tempo di inserimento e riduce il turnover in azienda del 34%. In tutte le attività di change management, cambiamenti strutturali aziendali, modelli di business, innovazioni tecnologiche, innovazioni di prodotto e di processo, questo sistema consente di dedicare tempo alla pianificazione, al training e allo sviluppo, rimanendo altamente produttivi.
- Formazione e Training: molto spesso queste attività vengono rimandate a causa di una forte operatività. Questa metodologia consente di investire al meglio in questo fondamentale asset senza intaccare la produttività dello staff.
- Analisi e Controllo: anche in questa area il sistema consente di creare delle routine a scaglioni di responsabilità per il controllo dei kpi strategici ed operativi, sia da parte della governance che da parte dello staff.
- Work Life Balance: tutto ciò che riguarda l’ambito dell’equilibrio strutturale tra vita professionale e vita privata impatta sul benessere individuale e sulla produttività senza arrecare stress al lavoratore.