Dall’affitto alla formazione: la firma online di Yousign

Dematerializzazione: dall’affitto della prima casa da soli alla formazione professionale, passando per la stipula del contratto di lavoro, la firma online di Yousign

Se è vero che la vita di ciascuno è preziosa in ogni istante, è altrettanto certo che ognuno, guardandosi indietro o pensando al futuro, intravede alcuni traguardi comunemente riconosciuti. Tra questi, l’affitto della prima casa (anche all’estero), l’inizio di un rapporto lavorativo ma anche l’avvio di percorsi di formazione professionale sono momenti che portano con sé alcuni elementi di stress dovuti a iter burocratici lunghi e complessi. Da qualche anno, la possibilità di siglare da remoto ha semplificato la logistica di questi aspetti, introducendo però la diffusione di modalità non sempre a norma, come la scannerizzazione delle firme o l’invio di documenti fotografati con il cellulare. La soluzione è la firma elettronica: una modalità riconosciuta dalle autorità e con valore giuridico garantito, utilizzabile per la stipula di documenti tra privati e con aziende.

In questo scenario si inserisce Yousign, la scaleup attiva in Italia, Francia, Germania, Spagna e Polonia che, grazie alle sue soluzioni di firma elettronica, consente di ridurre lo spreco di carta e mira a dematerializzare 170 milioni di documenti in Europa entro il 2025, anche grazie al lancio del primo servizio gratuito dedicato ai consumatori. Per sensibilizzare sui rischi di firme non a norma e sulle opportunità dell’uso dell’e-sign, Yousign ha individuato tre grandi traguardi della vita di una persona, indicando come e perché la firma elettronica può essere una soluzione adeguata.

1 – L’affitto della prima casa da remoto (anche all’estero) con il codice OTP

Affittare una casa, soprattutto per gli studenti o i giovani lavoratori, può risultare complicato, tra prezzi alle stelle e salari non allineati alla risposta del mercato. Eppure, nonostante le difficoltà del momento, andare a vivere da soli è storicamente considerato un momento fondamentale del percorso di vita e prevede una serie di certificati e autorizzazioni indispensabili all’avanzamento delle pratiche, che potrebbero però intimorire i futuri inquilini. In questo caso, la soluzione di Yousign diventa un alleato strategico, perché consente di apporre la propria firma anche da remoto, cliccando sul link e inserendo il codice OTP ricevuto via SMS. Il tutto in conformità con alcuni criteri che stabiliscono la legalità dei processi: l’autenticazione dei firmatari, la prova del consenso e il dossier di prova per garantire l’integrità del documento. Secondo una recente indagine di Yousign e Ipsos, il 10% degli intervistati (su 1.000 persone) ha trovato utile la firma elettronica in situazioni come l’affitto di un immobile.

2 – Formazione da remoto: dall’iscrizione alle presenze

Un altro momento in cui la firma elettronica risulta essere un valido alleato riguarda la formazione professionale avanzata, pensata per persone con particolari esigenze di tempo e modalità e quindi spesso erogata da remoto. Si pensi, per esempio, ai corsi di perfezionamento o alta formazione che prevedono la registrazione e la firma delle presenze online e che grazie a strumenti come l’e-sign ne ricaverebbero un risparmio di tempo e una semplificazione delle procedure non indifferenti, insieme a una notevole riduzione dell’utilizzo della carta. Un aspetto che perfettamente si allinea con quanto emerso nella sopracitata ricerca Ipsos, che vede 9 italiani su 10 favorevoli alla sostituzione della carta con il digitale. Quello della formazione professionale è un tema che interessa sempre più lavoratori interessati a perfezionare le proprie conoscenze, tanto che nel 2022 il 45% vi ha preso parte tra gli under 40, segnando un +4% rispetto all’anno precedente1.

3 – Dai documenti di lavoro al remote-working: la firma elettronica in ufficio

Da ultimo, Yousign ha evidenziato l’utilità nel mondo del lavoro, per esempio alla firma del primo contratto con un’azienda, che potrà così rendere digitali tutti quei documenti che si trasmettono tra futuri dipendente e datore e che certificano la validità del rapporto intrapreso e successivi adempimenti. Trasportare online la firma di queste pratiche, oltre ad accorciare le tempistiche, risponde anche alle nuove esigenze del mondo del lavoro, dove sempre più imprese stanno adottando, parzialmente o del tutto, il remote-working e dove l’ufficio fisico non è più un elemento imprescindibile. In questo contesto, anche i documenti cartacei diventano digitali, accelerando un processo di dematerializzazione che è in atto da tempo e che lo sviluppo dello smart working ha reso irreversibile. Sempre stando ai dati di Yousign e Ipsos, in Italia per il 27% degli intervistati le procedure amministrative legate al lavoro sono un valido motivo per introdurre l’e-sign, mentre il 15% ha fatto riferimento alla firma di contratti.

“Firmare un documento è sempre un atto importante, perché prevede un’assunzione di responsabilità a prescindere dalle circostanze. Ci sono poi alcuni momenti, come il primo contratto di lavoro o l’affitto di un immobile, che oltre a essere importanti hanno anche un grande valore emotivo, perché costituiscono quello che un giorno sarà un ricordo prezioso – commenta Nam Hing Chau, Marketing Manager Italy di Yousign – Spesso, però, le persone non sono a conoscenza degli strumenti che oggi abbiamo finalmente a disposizione, oppure non ne conoscono appieno il valore: quando abbiamo scelto di diffondere il nostro servizio nato per le imprese anche ai consumatori l’abbiamo fatto anche con l’intenzione di educare ai vantaggi della firma online, che oltre a essere sostenibile e di semplice esecuzione è anche garantita da un punto di vista giuridico e legale, cioè vale proprio come un autografo”.

Queste sono solo alcune delle situazioni in cui il consumatore potrebbe giovare dell’introduzione della firma elettronica: gli italiani intervistati nella ricerca Ipsos hanno individuato anche altre occasioni, come il prestito bancario, la firma di documenti e referti sanitari, la stipula di un’assicurazione e le attività amministrative routinarie2.

La ricerca Ipsos e Yousign sulla firma elettronica

La survey è stata condotta da Ipsos per Yousign su un campione di 3.000 intervistati in tre nazioni (1.000 italiani, 1.000 francesi e 1.000 tedeschi). I dati completi della ricerca Ipsos e Yousign e la comparazione tra l’Italia e i mercati esteri sono disponibili al link: https://yes.yousign.com/it-it/studio-ipsos-firma-elettronica