Negli ultimi anni, il settore degli eventi ha affrontato una trasformazione epocale. Dopo la pausa forzata causata dal lockdown nel 2020, gli organizzatori di eventi si sono trovati di fronte ad una nuova enorme sfida: come riprendersi dalla crisi economica ed evolversi in un panorama sempre più digitale?
La soluzione è stata trovata nel cosiddetto “evento ibrido”, una sorta di compromesso tra quello classico presso strutture fisiche e quello invece esclusivamente digitale. L’obiettivo? Generare valore e trasmettere sapere tramite i vantaggi di entrambe le modalità, con un marketing che sia strutturato ad hoc.
Evento ibrido: cos’è e perché organizzarlo
L’idea degli eventi ibridi inizia a prendere forma negli anni 2000, quando le crisi economiche del passato hanno causato una netta diminuzione delle partecipazioni agli eventi tradizionali. In quegli anni, le tecnologie di videoconferenza e comunicazione stavano diventando sempre più accessibili, aprendo così la strada ad esperimenti di incontri online insieme a quelli in presenza. Era solo l’inizio, ma i primi passi erano già un preciso indicatore di quale fosse la direzione da percorrere.
La pandemia ha accelerato notevolmente questo processo. Con le restrizioni dei viaggi di lavoro e delle riunioni di persona, le aziende hanno dovuto rivedere completamente il loro approccio agli eventi, facilitando così l’adozione di meeting e congressi in forma ibrida.
Gli eventi ibridi rappresentano oggi la sinergia perfetta tra eventi in presenza ed eventi virtuali. Questa nuova modalità offre agli organizzatori la possibilità di allargare l’audience, migliorare l’esperienza degli spettatori ed ottimizzare l’allocazione delle risorse. Inoltre, consente ai partecipanti virtuali di vivere l’esperienza in tempo reale, integrando sia la componente fisica che quella appunto digitale.
Gli eventi ibridi aziendali possono contribuire a costruire una nuova comunità legata al business. Attraverso l’uso di tecnologie avanzate e strategie mirate, è possibile creare eventi professionali e di settore che vanno oltre la semplice trasmissione di contenuti. La personalizzazione delle esperienze, l’accesso a risorse esclusive e la connessione tra i partecipanti sono elementi chiave per creare valore aggiunto.
Come organizzare un evento ibrido: il marketing ibrido
Organizzare un evento ibrido però non è così semplice. Aziende di molteplici settori potrebbero aver necessità di realizzare un evento con le suddette caratteristiche, ma prima di tutto c’è da comprenderne la funzione e il contesto: dai corsi formativi alle fiere, dai meeting aziendali agli spettacoli, dagli eventi sportivi alle sfilate di moda.
Ecco quindi che diventa fondamentale affidarsi a professionisti in grado di sviluppare le adeguate strategie di marketing ibrido dedicato agli eventi, per raccontare un brand: l’agenzia Tofani Dreams, ad esempio, è specializzata nel marketing ibrido, nel posizionamento digitale e nell’allestimento di tecnologie per eventi. Tofani Dreams – con sedi a Firenze, Bologna e Sesto Fiorentino – garantisce un’esperienza coinvolgente sia per i partecipanti in presenza, che per quelli collegati in remoto, tramite un’attenta pianificazione comunicativa ed implementazione degli strumenti promozionali.
La scelta dei giusti strumenti è quindi fondamentale per massimizzare l’efficacia dell’evento. Fra le componenti essenziali per organizzare un evento ibrido di successo, c’è sicuramente la scelta della giusta piattaforma di streaming. Questa deve essere efficace e di qualità per trasmettere l’evento fisico in tempo reale a chi partecipa da remoto. Ciò può includere l’utilizzo di soluzioni avanzate di videoconferenza, piattaforme di streaming interattive e strumenti per la gestione delle registrazioni per coloro che desiderano accedere ai contenuti in un secondo momento.
La gestione delle interazioni e del coinvolgimento del pubblico è poi un aspetto cruciale degli eventi ibridi. Strumenti come chat interattive, domande e risposte in tempo reale e sondaggi online consentono ai partecipanti virtuali di partecipare attivamente, fornendo un’esperienza partecipativa simile a quella dei presenti. Per coordinare le attività in presenza invece, è consigliabile utilizzare sistemi di registrazione digitale e badge intelligenti per tracciare la partecipazione e facilitare la gestione degli accessi.
Infine, l’implementazione di strumenti di analisi dei dati è cruciale per valutare l’efficacia dell’evento, ottenere insight preziosi sui partecipanti e perfezionare le future strategie di pianificazione degli eventi ibridi.
Sfruttando appieno questi aspetti, è possibile ottenere molteplici vantaggi per gli stessi eventi ibridi: dai costi ridotti rispetto agli eventi tradizionali alla possibilità di coinvolgere speaker internazionali, dalle statistiche in tempo reale sui partecipanti alla creazione di stand virtuali per sponsor e comunicazione istituzionale. Inoltre, iniziative di questo tipo consentono l’utilizzo di intelligenze artificiali – ad esempio per sessioni di networking – promuovono un tema molto importante come la sostenibilità ambientale ed aumentano l’interazione dei partecipanti stessi.
Insomma, sarà solo l’inizio, ma la strada sembra più che tracciata. Il futuro non è digitale, bensì ibrido.