I consigli degli esperti per gestire la logistica per fiere ed eventi: 3 step fondamentali per un’organizzazione di qualità
Eventi strettamente legati alla promozione, come le fiere, risultano essere delle vetrine molto importanti per qualsiasi tipo di attività commerciale o aziendale, e per questo motivo occorre sempre pianificarli, organizzarli e gestirli nel miglior modo possibile. Affinché questo tipo di eventi possa concretizzarsi al meglio risulta necessario rivolgersi a delle realtà che operano nel Facility Management, per fare in modo che dei professionisti del settore operino in base alle esigenze della propria azienda o impresa. I fornitori di questi servizi si occupano della gestione degli impianti, gli edifici e dei servizi di un’azienda e, di conseguenza, possono anche operare nella logistica e nell’allestimento di eventi del genere.
Se si parla della logistica per fiere ed eventi nel nord Italia, ovvero la parte di nazione in cui hanno luogo alcuni degli eventi più importanti, ci si può rendere conto che il processo di pianificazione e organizzazione può presentarsi particolarmente complesso e ricco di sfaccettature, motivo per il quale è essenziale affidarsi a dei professionisti del settore affinché la resa dell’evento risulti ottimale. Ecco, quindi, tre step che devono essere necessariamente seguiti per una logistica fiere ed eventi di qualità.
Consulenza e pianificazione dell’evento
Il primo passo per l’organizzazione eventi ideale non può che essere un’approfondita e articolata pianificazione dello stesso. In questa prima fase, il fornitore di servizi cerca di capire le esigenze dell’azienda o dell’attività in questione, così da poter scegliere le soluzioni migliori in termini di mezzi, tempistiche, gestione della documentazione (qualora risulti necessario) e venire incontro ad ogni criticità riscontrata.
Ne consegue che l’esperienza del cliente viene totalmente personalizzata in base alle proprie esigenze, e viene anche valutata la possibilità di usufruire di servizi aggiuntivi, come assicurazioni, facchinaggio, montaggio o qualsiasi altra soluzione di natura logistica.
Trasporto e spostamento dei materiali
Il trasporto dei materiali è un altro step delicatissimo nella logistica di eventi di questo tipo. Quello del trasferimento è un momento essenziale non solo per la buona riuscita dell’evento, ma anche per la cura delle merci stesse. Il partner logistico si occupa, quindi, di tutta la pianificazione e la gestione dei trasporti, scegliendo i mezzi in base alla posizione geografica dell’evento ed altri dettagli relativi alle tempistiche.
Gli operatori di Facility Management coordinano l’intero processo di spostamento con grande precisione, in modo che i carichi possano arrivare a destinazione secondi gli orari stabiliti e le esigenze non solo dell’azienda, ma anche dell’evento stesso.
Supporto nell’allestimento e recupero degli imballi
Una volta che il materiale arriva a destinazione, è necessario che tutto funzioni come dovrebbe e che tutti gli elementi siano ai rispettivi posti. Anche in questo caso, il partner logistico fornisce un importante supporto, in quanto può occuparsi della manovalanza e della fornitura di attrezzatura di vario genere in base a quelle che si dimostrano essere le esigenze dell’azienda. Al termine dell’evento, molte imprese di Facility Management offrono un servizio di ritiro del materiale di imballo, il che contribuisce all’ordine e alla pulizia del luogo in cui si è tenuto l’evento.